Minder kans op fouten met nieuw calculatieprogramma Sofon


Vanaf september gaan we van start met het nieuwe calculatieprogramma Sofon.

Wat is Sofon?
Sofon is een softwareprogramma waarmee we kunnen calculeren en offertes genereren binnen een vooraf bepaalde configuratie. Deze configuratie wordt in Sofon doorlopen door middel van het stellen van vragen. Vragen als: is het verwarming, verwarming en koeling of bijverwarming. Kies jeverwarming? Dan vallen alle verdelers waarmee je kunt koelen af. Welke buistype wordt gebruikt? PE40? Dan vallen alle andere buizen met hun diameters af in de keuzemogelijkheden. Je kunt je voorstellen dat dit een heel gepuzzel vooraf is om te bepalen wat nu bij wat hoort. Ook het bouwen van de configuratie en het model is een karwei waarmee we nu een half jaar bezig zijn. De gegevens worden door Jan en Sebastiaan verzameld en het model wordt gebouwd door Ton.

Waarom een nieuwpakket?
Alle gegevens en mogelijkheden vooraf in het programma zijn geconfigureerd wordt de foutkans verlaagd. Een ander groot voordeel is dat we aan de configuratie offerteteksten hangen, zodat na het doorlopen van het model er met één klik op de knop geheel automatisch een offerte wordt opgebouwd. Ook dit verlaagt de foutkans. Nu worden offertes nog in Word gemaakt met behulp van losse macro’s. Bovendien is de database gekoppeld aan Navision en SuperOffice. We werken dus altijd met de laatste gegevens uit het klantenbestand (klantspecifieke kortingen en prijzen) maar ook met laatste productgegevens uit Navision. Geheel nieuw is dat we door dit laatste ook van iedere offerte straks de kostprijs kunnen bepalen en je dus gerichter mee kunt gaan met grote projecten, maar ook je alternatieve prijs met gevolgen voor de kostprijs kunt zien.

Implementatie
Het model is in grote lijnen gereed maar is eigenlijk nooit af omdat er altijd zaken wijzigen in producten of in calculatiewijze. De bedoeling is dat we er begin september in gaan trainen en er vervolgens steeds meer mee kunnen gaan werken. Daarna wordt het continue uitgebreid en verbeterd waardoor we een steeds groter percentage van de offertes met Sofon kunnen maken.

Wennen
Het nieuwe programma zal voor iedereen even wennen zijn, met name voor de afdelingen die er direct mee te maken zullen krijgen, zoals calculatie, verkoop binnen en verkoop buiten. Maar doordat we gegarandeerd met de juiste kostprijzen werken, wordt de foutkans verlaagd en hebben we meer tools in handen om de offerte te scoren.

Publicatiedatum: 22 augustus 2012
Deel deze pagina via: